ПРОБЛЕМЫ БЮДЖЕТА ВРЕМЕНИ И ИХ РАЗРЕШЕНИЕ

Повышенная уверенность в себе и снятие последствий стрессов, в основном информационных, а также уменьшение количества стрессов достигается, если мы в ладах со своим временем. Проблемы, связанные со временем, стоят перед очень многими людьми: это и острая нехватка времени, и как “убить” время (чем его заполнить). Пожалуй, еще более острая проблема, вызывающая тревожность, - постоянная боязнь не успеть что-то сделать. С подобными проблемами сталкиваются все предприниматели и менеджеры. Для их преодоления обычно составляют планы, расписывают по часам дни, недели... Но планы почти никогда не выполняются или рушатся как по не зависящим от нас причинам, так и потому, что просто не успеть все сделать.

Время нужно не само по себе, а для достижения определенных целей. Проблема состоит в том, чтобы привести в соответствие объем реально имеющегося времени и потребности. Сколько же у нас есть времени? — 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Скомпонуем затраты времени в укрупненные блоки: поддержание жизнеспособности (питание, сон); восстановление работоспособности; вспомогательное время (подготовка рабочего места, покупки, уборка и пр.); прямое рабочее время (может быть рассредоточено в сутках); приобретение жизненного опыта (кроме остальных рассматриваемых блоков – чтение, нерабочее общение, посещение музеев, концертов, кинотеатров и т. п.); потери.

Для повышения результативности деятельности часто увеличивают рабочее время за счет других блоков. Это недопустимо, так как подрывает здоровье и жизненный потенциал, приводя к большим потерям времени. Действительно, даже уменьшение времени сна и питания в течение нескольких дней приводит к большим временным затратам на компенсацию. Восстановление работоспособности наиболее эффективно проходит в зоне активности. Физическая культура, в основе которой лежит длительная циклическая нагрузка относительно невысокой эффективности, — лучший способ восстановления сил.

Любая работа будет сделана хорошо, если она хорошо подготовлена, поэтому уменьшать объем вспомогательной работы нерационально. Возможны только рационализация, а также механизация и автоматизация некоторых видов вспомогательных работ для сокращения времени.

Пятый блок, как и другие, можно сокращать только в экстремальных ситуациях. При нормальных жизненных обстоятельствах он должен использоваться полностью, без этого невозможно ни повышение культурного уровня, ни накопление жизненного опыта.

Потери бывают двух видов: зависящие от работника и не зависящие. Для снижения первых требуется серьезная работа над собой, а уменьшить вторые можно, если брать с собой “запасную” работу.

Серьезно пересмотреть следует прямое рабочее время и потери.

Эффективность любой деятельности зависит от физического и психического состояния (не впадать в панику), эмоционального отношения к делу (хорошо и быстро делается то, что нравится), условий, оборудования, приемов, потерь. Все эти факторы вместе взятые определяют организацию труда как в рабочее время, так и домашнего.

Чтобы привести в соответствие наличное время и дела, необходимо в течение 7-10 дней выполнять “фотографию” своего времени. Для этого надо в блокноте или на отдельных листах, или на бумажной ленте разбить сутки на 24 часа, каждый час — на 4 части и условными знаками отмечать все дела, оставляя пропуски при их отсутствии. При этом необходимы два условия: 1) делать пометки сразу, не откладывая на потом, так как через несколько часов забудутся “проколы” во времени и будет казаться, что все время шла нормальная работа; 2) никому не показывать свои записи, даже близким и друзьям. Каждый вечер проводите анализ “фотографии” дня. Это займет 10-15 минут. Выявите утечки” времени, их причины и в дальнейшем старайтесь устранять и то, и другое. Не менее важно нормирование работы с целью уточнения индивидуальной производительности в различных видах деятельности. Только после этого планы будут реальными и соответствовать наличию времени.

Планирование может проходить в три этапа: 1) расстановка приоритетов дел по срокам и важности; 2) планирование дел по времени суток и дням недели с учетом индивидуальной производительности и таких факторов, как сложность переговоров, стыковка дел по месту, потери времени на транспорт и т. д.; 3) подборка запасных вариантов дел и возможного резерва времени. В каждом новом деле вначале нужно сформулировать проблему, затем выбрать стратегию и конкретный план действий.

Можно сделать и фотографию времени, и анализ его затрат, и нормирование, и планы, но без практического применения это не даст эффекта. Необходимо понять особенности стиля своей работы и выявить недостатки, мешающие организовать работу наиболее рационально. Часто рабочий день завершается с ощущением неудовлетворенности из-за того, что не удалось полностью выполнить запланированные дела. Неожиданные визиты, телефонные звонки, разговоры и т. п. поглощают значительную часть времени. Но не нужно искать виноватых среди других, давайте посмотрим, что зависит от нас самих.